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如何以貫標促進企業管理

發布時間:2012-6-29      來源:admin      閱讀次數:2904

 

    企業貫標(不論是質量管理體系、環境管理體系、還是職業健康安全管理體系)的目的首先是改進管理,提升績效。認證前,絕大多數企業既有的管理體系盡管有系統不完善、方法欠科學等方面的不足,但它為大多數員工所接受,具備較強的可操作性,所以總體上是有效的,因而得以傳承沿襲。所謂貫標,只不過是用一面國際優秀企業認可的“鏡子”來對照企業現狀,尋求改進的機會,實現管理體系的系統化與科學化,并不是另起爐灶,建立一套全新的體系。這一點必須為相關人員所理解。
    任何好的方法要得到有效貫徹,首要工作是讓執行者理解并接受這一方法,這正是標準的“系統方法”。由于許多管理者感到標準乃至于程序文件晦澀難懂,所以多數企業的貫標都經歷了被動接受、生搬硬套;有所感覺、理解加深;注重實效、縱深推進幾個階段。如何增強貫標的有效性,以貫標促進企業日常管理,縮短以上進程,盡快改善企業運行狀態,是每一位管理者必須認真思考的問題。應重點關注以下事項:
    1. 重視意識與能力培訓
    標準十分強調培訓的作用,這是因為不論組織的體系有多嚴謹,文件有多充分,所有的活動歸根到底都是人的活動,人始終是最重要的因素。只有相關人員具有強烈的愿望,清楚自己在活動中的職責、方法、準則,并具備相應的技能,才能使活動滿足要求并處于有效控制之下。如果員工提高活動績效的意識強烈,那么,他提高自身能力的欲望必然強烈,其能力也容易得到提升;反之亦然。因此,意識是培訓的重點。意識培訓就是通過弄清“為什么?”而使其看到要求的重要性與必要性,形成主動工作的意愿。
    “為什么?”的問題解決了,就弄清了該項“活動”的目的與意義,就不再“因為要求作,所以就做”,就會“因為需要做,所以必須做好”,從而激發出員工的內在動力,其它“什么人”、“做什么”、“怎么做”等一系列的事情就會迎刃而解。
    為了提高培訓工作的針對性、適應性和有效性,培訓還必須與具體活動相結合。例如解釋“質量計劃及其作用”時,最好選擇學員身邊的活動進行解剖分析,使其澄清概念,掌握方法,印象深刻,收到舉一反三的效果。
    2. 提高內審員素質
    內審員是貫標的中堅力量,他們素質的高低將決定程序文件的科學性與可操作性,其對標準的理解和對企業生產經營活動的熟悉程度,將直接影響貫標的效果。因此,內審員不能只熟悉本崗位活動,要熟悉全局,融會貫通,有較高的綜合素質與表述能力,這樣才能做到像老師教學生,用一桶水灌一杯水,把內審變成宣傳隊、播種機。為此,企業要加強內審員培訓,通過標準學習、實例探討、外聘授課、總結分析等活動,不斷提高內審員的綜合素質。
    3. 不斷優化管理文件
    企業從無到有,從小到大,其管理總是要經歷從粗放到精細、從復雜到簡單的過程。隨著企業的發展,制度越來越全,文件越來越多,管理體系也越來越完善,但同時,工作可能越來越繁瑣。特別是企業貫標認證之初,大家對標準的理解都不深,形成的文件數量多,但許多文件可讀性不強,可操作性差,執行者在文件與記錄的海洋中不知所措,工作被動。這種狀況與標準要求背道而馳,顯然也難以持久。因為只有簡便實用,才容易為大眾所理解和接受,才有生命力。
    因此,隨著貫標的深入,企業要定期評價文件的有效性與適宜性,適時修訂文件,摒棄形式,去繁就簡,優化文件,現實企業管理從粗放到精細,從細化到強化,從強化到簡化的過程。例如:
    3.1. 一項活動的記錄能合并到一張紙的就決不用兩張;
    3.2. 一個環節控制就有效的活動,決不設計第二個崗位介入;
    3.3. 已經被全體員工理解、接受或成為習慣的要求,其文件就要弱化。
    4. 擴大內審覆蓋面
    內審是對企業體系管理運行狀況的自我體檢,是推進貫標工作,加強企業管理的重要環節。一個組織達標了,并不表明組織的每一個基層單元都在貫標,都達標了。由于惰性使然,難免有基層組織消極貫標,上級有要求就照作,沒有明確要求就盡量回避。而實踐證明:一旦切實貫標,基層管理者就會感受到貫標的益處,就會從被動接受轉為積極推進,成為自覺行為。

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